martes, 1 de mayo de 2012
viernes, 27 de abril de 2012
Programa
de Gestión Documental
¿Qué es el Programa
de Gestión Documental?
Es un Conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
El Programa De Gestión Documental (PGD)
se puede definir como
el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el
desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada
entidad, tales como: Producción Recepción Distribución Trámite Organización
Consulta Conservación y Disposición final de los documentos
Objetivos del PGD
Resaltar la
importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la
administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos
necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la
transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.
Procurar la
racionalización y control en la producción documental, en atención a los
procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que,
la normalización de modelos y formatos para la producción documental.
Normalizar la
utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez
preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en
los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la
correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y
mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos
y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de
finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
Implementar el
desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención
Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación,
conservación de la información y disposición final de los documentos Facilitar
la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los
archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la
administración e importantes para la cultura.
El PDG En Lo Administrativo
Hace relación a la
necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las
funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de
información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que
haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión
de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el
apoyo de la alta dirección. Tener definido el sistema de administración de
archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). Contar con la
participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la
estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con control interno, compras
y suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
Talento Humano
El archivo debe
contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con
dedicación exclusiva para realizar dicha labor. En entidades complejas del
orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo
especial que responda por el Programa de Gestión Documental
Las entidades deberán
contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del
archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión
documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la
auditoria de información y manejo de procesos.
Las instalaciones de los archivos deben reunir
las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo
las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las
características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de
áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con
relación a las dependencias, mobiliario y equipo.
Tablas De Retención Documental
La Tabla de Retención
Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y un
instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades,
éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de
Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el
Acuerdo AGN 039 de 2002.
La Ley 594 De 2000 En Su Artículo 22
Procesos
Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de
Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción , la
distribución , la consulta , la organización , la recuperación y la disposición
final de los documentos.
Producción De
Documentos
La Producción
Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y
documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o
dependencia.
Recepción de
Documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurídica. se debe verificar que estén completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su
radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
En este proceso se
pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de
recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web,
otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios,
copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Actividades
En desarrollo de sus
funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites
administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben
tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de
las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de:
1. Recepción de
solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y
ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia,
según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y
tiempos de respuesta.
2. Respuesta Análisis de antecedentes y
compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a
que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.
Organización De Los Documentos
Conjunto de acciones
orientadas a la clasificación , ordenación y descripción de los documentos de
una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
La organización de los documentos permite una
rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades
operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de
entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposición final. Actividades : Elaboración de inventarios
documentales. Organización y entrega de transferencias documentales. Aplicación
de la disposición final de las TRD y/o TVD.
Consulta De Los
Documentos
Acceso a un documento
o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen
Las actividades
básicas en esta fase son: 1. Formulación de la consulta Determinación de la
necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la
consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de
restricciones por reserva o por conservación. Reglamento de consulta. 2 Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes
de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los
documentos.
Eliminación De
Documentos
Actividad resultante
de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios Selección documental : Actividad de la disposición final señalada
en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo
central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo, para su conservación permanente.
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